Аудит качества: понятия, определения и виды. Аудит систем качества Аудит качества

Внешний аудит

Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями -- заказчиком продукции или, например, органом сертификации. В этом случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной

Практикуются следующие формы аудита второй стороной:

полный аудит на соответствие определенному стандарту,

частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия,

вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта,

* аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Данный вид аудита используется при сертификации.

Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной, что обусловливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Проведение внешнего аудита системы качества предприятия с процедурной и методической точек зрения принципиально не отличается от проведения внутреннего аудита. Но тем не менее при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.

Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»). В силу этого заключения внешних специалистов, не подверженные воздействию местных факторов и обычаев, являются более объективными. Вместе с тем внешний аудит системы качества обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками, что видно из сопоставления его «плюсов» и «минусов».

Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обязательным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности.

Участниками аудита системы качества согласно ИСО 10011-1 являются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор.

Заказчик (клиент) -- лицо или организация, по заказу которого проводится аудит.

Таблица 1 - Достоинства и недостатки внешнего аудита

Заказчиком может быть:

* организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту,

потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны,

независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (такими, как продовольствие, лекарства, ядерная энергетика),

независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение -- организация или подразделение, где проводится аудит.

Аудитор -- специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества. Необходимо отметить, что аудитор по системе качества -- это не просто специалист, а специалист, способный проводить анализ и оценку таких объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению. Именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста службы технического контроля.

Аудитора, являющегося сотрудником предприятия, принято называть внутренним аудитором. В отличие от него внешний аудитор -- сотрудник сторонней (специализированной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные различия. Так, например, внешний аудитор должен только фиксировать обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме этого, должен еще участвовать в анализе причин выявленных несоответствий и выработке мер по их устранению.

Аудитор, назначенный для руководства аудитом, является главным аудитором, (если аудит проводит один аудитор, то он выполняет функции главного аудитора).

Главный аудитор несет полную ответственность за все этапы аудита. Он должен быть компетентным и опытным в области общего руководства качеством, а также должен быть наделен полномочиями принимать окончательные решения в спорных ситуациях, возникающих в ходе аудита.

Схема взаимодействия участников аудита системы качества показана на рисунке 2

Рисунок 2 - Схема взаимодействия участников аудита системы качества

Особенности внутреннего аудита систем менеджмента качества

Внутренний аудит системы менеджмента -- один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как:

* ответственность руководства;

* корректирующие и предупреждающие действия;

* внутренние аудиты (проверки);

* анализ данных;

* постоянное улучшение

отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.

При внутреннем аудите проверяется соответствие деятельности в системе менеджмента организации требованиям определённых документов. Причём в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведётся на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО (например, ИСО 19011). Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведётся на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня).

Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи:

* подтверждение соответствия деятельности и её результатов в системе менеджмента установленным требованиям;

* анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

* предотвращение появления проблем качества;

* подтверждение выполнения корректирующих действий;

* оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;

* установление степени понимания персоналом целей, задач и требований,

установленных документами системы менеджмента;

* определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента в целом и в отдельных её процессах.

Введение

Аудит качества (англ. quality audit ) - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность реализации мероприятий и их пригодность для достижения поставленных целей.

В стандартах ИСО серии 9000 аудит качества рассматривается как одна из форм проверки качества. Однако в отечественных нормативных документах термин «аудит качества» подменяется термином «проверка качества». На наш взгляд, такую подмену нельзя признать обоснованной, поскольку аудит качества представляет собой лишь один из видов проверки качества.

Отличительной особенностью аудита качества является его сугубо аналитический характер. Кроме того, именно этот термин дает возможность преодолеть психологический барьер, связанный со сложившимся в стране представлением о проверке как о деятельности, неизбежным следствием которой должно стать выявление виновников нарушений установленных требований и определение им меры наказания. Важно и то, что термин «аудит качества» является общепризнанным среди специалистов мира, занимающихся проблемами обеспечения качества. Характерно, что термин «аудитор» в отличие от термина «аудит качества» уже закрепился в российской нормативной документации по качеству и не вызывает каких-либо недоразумений.

Деятельность по аудиту качества следует отличать от таких видов деятельности по проверке качества, как контроль качества, надзор за качеством и инспекция качества.

Контроль качества - деятельность, включающая проведение измерений, экспертизы, испытаний или оценки одной или нескольких характеристик (с целью калибровки) объектов и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.

Надзор за качеством - деятельность по непрерывному наблюдению и аудиту состояния объекта с целью удостоверения того, что установленные требования выполняются. Деятельность по надзору за качеством, осуществляемую в рамках определенного задания, принято называть инспекцией качества.

1. Виды и цели аудитов

1.1 Внутренний аудит

Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Главной целью внутреннего аудита следует считать предотвращение снижения результативности и эффективности действующей на предприятии системы качества.

Эффективность внутреннего аудита системы качества на предприятии в значительной мере зависит от его организации.

Организация внутреннего аудита системы качества - это упорядочение работ службы внутреннего аудита и подразделений предприятия с целью поддержания функционирования системы качества в соответствии с установленными требованиями.

Внутренний аудит системы качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на требуемом уровне.

Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы, опосредованные в деятельности подразделений предприятия при выполнении запланированных мероприятий, т. е. требований документации системы качества.

Внутренний аудит системы качества строится на ряде организационных принципов, основными из которых следует считать единообразие, системность, документированность, предупредительность, регулярность, независимость и открытость.

Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется по процедуре, официально установленной руководством предприятия с тем, чтобы обеспечить его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы качества должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.

Принцип документированности предполагает, что проведение каждого аудита определенным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.

Принцип предупредительности устанавливает, что каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.

Принцип регулярности определяет, что аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия.

Принцип независимости означает, что проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, что исключает возможность необъективности результатов аудита.

Принцип открытости подразумевает, что результаты аудитов должны носить открытый характер, что обеспечивает «прозрачность» системы качества для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.

Целесообразно с методической точки зрения создавать службу внутреннего аудита уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ. Создание службы внутреннего аудита является свидетельством понимания руководством предприятия значения аудита качества и того, что такая служба отвечает интересам предприятия.

Служба внутреннего аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции, ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной инструкции.

На предприятиях, где создание службы внутреннего аудита системы качества в виде отдельного структурного подразделения затруднено, аудит системы качества может проводиться временными группами, специально формируемыми для этой цели. При этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от основной работы) на специалистов подразделений предприятия, наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии). К выполнению обязанностей аудиторов эти специалисты допускаются только после их соответствующего обучения, прохождения практики и аттестации.

Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений предприятия, участвующих в работах по системе качества, но и сама является объектом подобного аудита. Руководство предприятия время от времени должно получать информацию по работе этой службы и оценивать ее с позиции требований, предъявляемых системой качества, действующей на предприятии, к аудиту качества.

Обязательным условием эффективной работы службы является наличие надлежащих организационных и методических документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:

Обеспечить методическое единство в подходах, трактовках и оценках аудиторов,

Обеспечить работу аудиторов при проведении опросов, протоколировании результатов наблюдений, оформлении отчетов,

Сократить потери времени при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью обследовать объект аудита.

При формировании методического обеспечения деятельности аудиторов могут быть использованы подходящие, но разработанные за пределами предприятия правила и методические процедуры. Наряду с документами в состав методического обеспечения включаются различного рода памятки и методические пособия, облегчающие работу экспертов.

Во всех случаях организационный порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает следующие основные стадии:

Планирование аудита,

Подготовка аудита,

Осуществление аудита,

Анализ и обобщение результатов аудита,

Разработка корректирующих действий,

Контроль за выполнением корректирующих действий.

1.2 Внешний аудит

Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями - заказчиком продукции или, например, органом сертификации. В этом случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной

Практикуются следующие формы аудита второй стороной:

Полный аудит на соответствие определенному стандарту,

Частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия,

Вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта,

Аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Данный вид аудита используется при сертификации.

Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной, что обусловливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Проведение внешнего аудита системы качества предприятия с процедурной и методической точек зрения принципиально не отличается от проведения внутреннего аудита. Но тем не менее при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.

Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»). В силу этого заключения внешних специалистов, не подверженные воздействию местных факторов и обычаев, являются более объективными. Вместе с тем внешний аудит системы качества обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками, что видно из сопоставления его «плюсов» и «минусов».

Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обязательным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности.

Участниками аудита системы качества согласно ИСО 10011-1 являются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор.

Заказчик (клиент) - лицо или организация, по заказу которого проводится аудит.

Таблица 1 – Достоинства и недостатки внешнего аудита

Заказчиком может быть:

Организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту,

Потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны,

Независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (такими, как продовольствие, лекарства, ядерная энергетика),

Независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение - организация или подразделение, где проводится аудит.

Аудитор - специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества. Необходимо отметить, что аудитор по системе качества - это не просто специалист, а специалист, способный проводить анализ и оценку таких объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению. Именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста службы технического контроля.

Аудитора, являющегося сотрудником предприятия, принято называть внутренним аудитором. В отличие от него внешний аудитор - сотрудник сторонней (специализированной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные различия. Так, например, внешний аудитор должен только фиксировать обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме этого, должен еще участвовать в анализе причин выявленных несоответствий и выработке мер по их устранению.

Аудитор, назначенный для руководства аудитом, является главным аудитором, (если аудит проводит один аудитор, то он выполняет функции главного аудитора).

Главный аудитор несет полную ответственность за все этапы аудита. Он должен быть компетентным и опытным в области общего руководства качеством, а также должен быть наделен полномочиями принимать окончательные решения в спорных ситуациях, возникающих в ходе аудита.

Схема взаимодействия участников аудита системы качества показана на рисунке 2

Рисунок 2 – Схема взаимодействия участников аудита системы качества

1.3 Особенности внутреннего аудита систем менеджмента качества

Внутренний аудит системы менеджмента - один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как:

Ответственность руководства;

Корректирующие и предупреждающие действия;

Внутренние аудиты (проверки);

Анализ данных;

Постоянное улучшение

отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.

При внутреннем аудите проверяется соответствие деятельности в системе менеджмента организации требованиям определённых документов. Причём в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведётся на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО (например, ИСО 19011). Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведётся на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня).

Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи:

Подтверждение соответствия деятельности и её результатов в системе менеджмента установленным требованиям;

Анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

Предотвращение появления проблем качества;

Подтверждение выполнения корректирующих действий;

Оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;

Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований,

установленных документами системы менеджмента;

Определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента в целом и в отдельных её процессах.

2. Проведение внешнего аудита

2.1 Подготовка к аудиту

Сроки и стоимость оказания аудиторских услуг определяются с учётом объёма и сложности работ, а также конъюнктуры рынка таких услуг. Для того чтобы снизить риск неудачи аудиторской проверки, предотвратить финансовые и моральные издержки, аудиторы, в свою очередь, должны иметь надёжные критерии оценки потенциальных клиентов. На этапе предварительного знакомства с заказчиком целесообразно выяснить целый ряд вопросов, которые могут оказать влияние на результаты аудитора. С этой целью важно иметь продуманную систему отбора клиентов, учитывающую помимо прочего особенности современного экономического развития России, когда сохраняется высокая нестабильность налогового законодательства, а многие предприятия нарушают действующие правила ведения учета и составления отчетности.

К числу основных процедур предварительного ознакомления аудитора с клиентом относятся следующие:

Определение цели проверки у данного клиента и возможного использования её результатов;

Предварительное знакомство с условиями производства, уровнем обеспечения сохранности активов через посещение и осмотр основных производственных и складских помещений;

Знакомство с прежними аудиторскими заключениями, отчетами внутренних аудиторов, материалами налоговых проверок;

Предварительная оценка трудоемкости и сложности аудитора, а также аудиторского риска;

Оценка собственной способности аудитора к выполнению работы с точки зрения наличия подготовленного персонала, знания специфики отрасли, особенностей ее законодательного регулирования и т.д.

Если результаты указанных процедур подразумевают высокий риск аудита или задача оказывается слишком сложной и трудоёмкой, клиент не принимает на обслуживание. Если же проведение аудита признаётся возможным, то аудитору рекомендуется направить руководителю (исполнительному органу) предприятия-клиента письмо-обязательство аудитора о согласии на проведение аудита. Это письмо рассматривается в качестве официального ответного документа, устанавливающего взаимоотношения между аудитором и клиентом до заключения договора.

В соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Письмо-обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита» в содержании письма должны быть раскрыты: цель аудита и его объекты; сроки проведения проверки; ответственность аудитора перед клиентом и его обязательство о сохранении коммерческой тайны. Если соглашение разовое, то письмо-обязательство аудита на проведение аудита в соответствии с Гражданским кодексом РФ может служить договором между сторонами. В том случае если между сторонами заключён долгосрочный договор, то письмо-обязательство не требуется или же содержать дополнительную информацию.

Важным моментом при заключении договора является оценка стоимости аудиторских услуг. Она должна определяться с учётом объёма и трудоёмкости предстоящих работ, уровня возможного аудиторского риска, предполагаемого эффекта для клиента и других факторов.

2.2 Проведение проверки

Внешний аудит проводится на договорной основе аудиторскими фирмами или индивидуальными аудиторами с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учёта и финансовой отчётности хозяйствующего субъекта.

Внешний аудит в Российской Федерации с точки зрения направлений аудиторской деятельности и отраслевых особенностей подразделяется на общий аудит, страховой аудит, аудит банков, аудит бирж, внебюджетных фондов и инвестиционных институтов.

Аудит может быть инициативным (добровольным), когда он проводится по решению руководства предприятия или его учредителей, или обязательным, если его проведение обусловлено прямым указанием в федеральном законе или постановлении Правительства РФ.

Проведение внешней проверки комиссией органа по сертификации систем менеджмента предполагает следующие этапы.

Первый этап проведения проверки - начало аудита - предусматривает:

1) Назначение руководителя аудиторской группы. Лица, отвечающие за руководство программой аудита, должны назначить руководителя аудиторской группы для конкретного аудита. В случае проведения совместного аудита проверяющие организации до начала аудита должны прийти к соглашению по всем обязанностям каждой организации, в особенности в отношении полномочий руководителя группы, назначенного для аудита.

2) Определение целей, объёма и критериев аудита. В рамках общих целей программы аудита конкретный аудит должен основываться на документированных целях, объёме и критериях.

3) Определение осуществимости аудита. Осуществимость аудита должна быть определена с учётом таких факторов, как:

а) достаточность и соответствие информации для планирования аудита;

б) готовность к сотрудничеству со стороны проверяемой организации;

в) наличие времени и соответствующих ресурсов.

4) Подбор аудиторской группы. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учётом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы.

5) Установление первоначального контакта с проверяемой организацией. Первоначальный контакт с проверяемой организацией может быть неофициальным или официальным, но должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита, или руководителем аудиторской группы.

Третий этап проведения проверки - подготовка к проведению аудита на местах:

1) Подготовка плана аудита. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Степень подробности плана должна отражать объём и сложность аудита. Так, подробности могут быть различными для первоначального и последующего аудита, а также для внутреннего и внешнего аудита. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменение объёма аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.

2) Распределение обязанностей в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы путём консультаций с аудиторской группой должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а так же различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения;

3) Подготовка рабочих документов. Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита.

Четвёртый этап проверки - проведение аудита на местах:

1) Проведение вступительного совещания. На вступительное совещание (начальную встречу), которое обычно проходит в актовом зале, собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа. Начинает совещание генеральный директор, он представляет присутствующим главного эксперта, после этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки.

2) Связь в процессе проведения аудита. В зависимости от объёма и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен регулярно доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо.

3) Сбор и проверка информации. В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объёму и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.

4) Формирование наблюдений аудита. Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствии либо на несоответствие критериям аудита. При необходимости аудиторская группа должна собирать для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита. Следует сделать всё возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и наблюдений аудита, а нерешенные вопросы необходимо зарегистрировать.

5) Подготовка заключений по результатам аудита. Заключение по результатам аудита может охватывать следующие вопросы: степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента; способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и её совершенствование.

6) Проведение заключительного совещания. В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.

2.3 Действия после проверки

По завершении работы представитель руководства аудиторской организации должен проверить отчёты и заключение на предмет соответствия требованиям законодательных и нормативных актов и убедиться, что вся работа зафиксирована в рабочих документах.

По окончании аудиторской проверки вся рабочая документация, аудиторский отчёт и заключение комплектуются в отдельную папку в порядке идентификационных номеров, которая сдаётся на хранение ответственному работнику аудиторской организации, назначенному приказом руководителя. При этом необходимо убедиться, что все рабочие документы оформлены аккуратно, на бумажных носителях и средствами, обеспечивающими сохранность записей не менее 5 лет, а информация, содержащаяся в них, легко читаема, однозначна.

Рабочая документация подлежит хранению в аудиторской организации не менее 5 лет с момента окончания проверки в специально оборудованных металлических шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.

Укомплектованный файл рабочей документации, включая отчёт по проверке и выданное аудиторское заключение, регистрируется в реестре, который ведётся в электронном виде и должен распечатываться не реже 1 раза в полгода.

В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации, а аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

3. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА (ПРИМЕР АЦБК)

Каждый внутренний аудит включает следующие этапы:

Издание распоряжения о проведении аудита;

Разработка плана аудита и подготовка конкретного аудита;

Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений;

Проведение аудита «на месте»;

Проведение заключительного совещания с представителями проверяемых подразделений;

3.1 Подготовка к аудиту

3.1.1 Издание распоряжения о проведении аудита

Не позднее чем за 2 недели до начала внутренней проверки ОМК (отдел менеджмента качества) готовит распоряжение о проведении аудита, в котором устанавливается состав группы по аудита и назначается ее руководитель.

Распоряжение подписывается представителем руководства по системам менеджмента. Распоряжение рассылается в проверяемые подразделения, аудиторам и в ОМК.

3.1.2 Разработка плана аудита и подготовка аудита «на месте»

Руководитель группы по аудиту разрабатывает и обсуждает с начальником ОМК план аудита. Форма плана приведена на рисунке 1.

План должен быть гибким, допускать изменения в приоритетности проверяемых процессов ИСМ в зависимости от информации, полученной в ходе аудита.

Не позднее чем за 10 дней до начала проведения внутренней проверки руководитель группы по аудиту направляет план на согласование в проверяемые подразделения. Согласование может быть зафиксировано как в плане, так и в листе согласования установленной формы.

Срок согласования плана аудита в каждом подразделении не более 2 (двух) рабочих дней со дня получения.

Оригинал согласованного плана аудита руководитель группы по аудиту направляет в ОМК, копии - в проверяемые подразделения.

3.1.3 Предварительный анализ документов. Составление контрольных листов

При подготовке к проверке аудиторы анализируют документы, устанавливающие требования к проверяемым процессам, режим работы и структуру проверяемого подразделения, а также требования к безопасности и производственной среде. При необходимости аудиторы составляют перечень контрольных вопросов.

3.2 Проведение проверки

3.2.1 Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений

Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.

Участники совещания определяют дату заключительного совещания.

В тех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с руководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.

3.2.2 Проведение аудита «на месте»

Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.

Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.

В ходе работы аудитор должен получить достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы о функционировании процессов, выполнении документированных процедур и т.п.

Методы сбора информации включают:

Опрос персонала;

Анализ документов, устанавливающих требования к процессу;

Анализ записей;

Наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями в проверяемых подразделениях.

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит область выявленного несоответствия в план аудита или нет.

Аудиторы в обязательном порядке должны фиксировать сильные стороны подразделения с точки зрения соответствия ИСМ (интегрированная система менеджмента) критериям оценки.

Информация, полученная в ходе аудита, должна быть объективной и, при необходимости, подтверждена из других источников. Результаты опроса обобщаются аудитором и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.

При необходимости руководитель группы по аудиту проводит с аудиторами промежуточные совещания, на которых он знакомится с предварительными результатами проверки.

Руководитель группы по аудиту и аудиторы анализируют полученную информацию, принимают решение об отражении её в отчете о результатах внутреннего аудита, классифицируют выявленные замечания по категориям несоответствий.

Все выявленные замечания, включая устраненные во время аудита, оформляются актами несоответствия или уведомления. На каждое несоответствие оформляется свой акт.

Акты несоответствий имеют сквозную нумерацию в течение года. Актам уведомлений присваиваются порядковые номера в рамках одного аудита.

В случае, если в подразделении выявлены замечания, связанные с ненадлежащим выполнением процедур со стороны другого подразделения, участвующего в процессе, то такие замечания в обязательном порядке отражаются в актах несоответствия или уведомления по проверяемому подразделению.

3.2.3 Проведение заключительного совещания

Заключительное совещание проводится не позднее, чем через 7 дней после окончания аудита.

На совещании руководитель группы по аудиту знакомит представителей проверяемых подразделений с результатами аудита, даёт необходимые пояснения.

Любые разногласия по наблюдениям и заключениям между аудиторам и представителями проверенных подразделений должны быть обсуждены и по возможности, разрешены. Если единое мнение не достигнуто, это должно быть отражено в протоколе совещания.

На совещании представителям проверенных подразделений передаются подписанные аудиторами оригиналы актов о несоответствии или уведомлении.

Результаты заключительного совещания оформляются протоколом произвольной формы, который подписывается руководителем группы по аудиту.

Оригинал протокола направляется в ОМК, копии - руководителям проверенных подразделений.

По просьбе проверяемого подразделения руководитель группы по аудиту и аудиторы могут дать свои рекомендации по проведению коррекций, корректирующих и предупреждающих действий.

3.2.4 Составление отчета о результатах аудита

В течение 7 дней после заключительного совещания руководитель группы по аудиту составляет отчёт о результатах аудита.

В выводах приводится информация, свидетельствующая о функционировании процессов ИСМ в проверенных подразделениях, а так же могут быть приведены рекомендации по улучшению деятельности, как отдельных подразделений, так и по реализации процессов в целом.

Ответственность за полноту, точность, достоверность данных и своевременность представления отчёта на согласование несёт руководитель группы по аудиту.

Отчёт, подписанный руководителем группы по аудиту, через ОМК направляется на согласование представителю руководства по системам менеджмента и утверждение генеральному директору ОАО «Архангельский ЦБК». К отчёту должны быть приложены: план аудита, протокол заключительного совещания, акты несоответствия или уведомления.

Оригинал утверждённого отчёта со всеми приложениями хранится в ОМК не менее 5 лет.

ОМК рассылает копии отчёта руководителям проверенных подразделений. По решению представителя руководства по системам менеджмента, отчёт так же может быть направлен директорам по направлениям и разработчикам процесса (в зависимости от значимости несоответствий, выявленных в ходе аудита).

3.3 Действия после проверки

3.3.1 Выполнение корректирующих, предупреждающих действий

Ответственность за своевременное выполнение коррекции, корректирующих или предупреждающих действий несёт руководитель проверяемого подразделения.

Руководитель проверяемого подразделения в течение 2-х рабочих дней (от даты проведения заключительного совещания) определяет мероприятия, необходимые для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин, а также для устранения причин потенциальных несоответствий.

Данные мероприятия, а также сроки их выполнения и ответственные исполнители заносятся в соответствующие графы актов, при этом не допускается указывать планируемые действия со ссылкой на пункт внутреннего документа комбината. Мероприятия должны быть конкретными и отражать планируемый порядок действий.

Оригиналы актов подписываются руководителем подразделения и направляются в ОМК. Копии подписанных руководителем актов должны остаться в подразделении для контроля.

В случае некорректного заполнения актов, а так же при неправильном указании планируемых мероприятий, акты возвращаются на доработку.

Срок устранения выявленных замечаний не должен превышать одного месяца от даты проведения заключительного совещания.

В тех случаях, когда для устранения несоответствий или уведомлений требуются значительные временные или материальные затраты, коррекции, корректирующие или предупреждающие действия согласовываются с директорами по направлениям. Документ произвольной формы, подтверждающий согласование, должен быть направлен в ОМК вместе с актом несоответствия или уведомления.

Срок устранения несоответствия или уведомления в данном случае не должен превышать 6 месяцев.

Коррекции, корректирующие и предупреждающие действия по результатам внутренних аудитов проводятся в соответствии с СТП ИСМ 21.

После выполнения коррекции, корректирующих или предупреждающих действий руководитель проверяемого подразделения заполняет в копии акта несоответствия или уведомления графу «Выполнение корректирующих/предупреждающих действий подтверждаю»: ставит свою подпись, расшифровку подписи, дату, и направляет акт в ОМК.

В тех случаях, когда коррекция, корректирующие или предупреждающие действия не выполнены в установленный срок, руководитель подразделения должен информировать об этом в письменной форме представителя руководства по системам менеджмента, который принимает решение о переносе срока. Письмо вместе с отчётом хранится в ОМК.

При этом в актах несоответствия или уведомления отметка о выполнении корректирующих и предупреждающих действий не ставится. Руководитель подразделения заполняет в актах графы, в которых указываются причины переноса и новый срок выполнения.

При повторном невыполнении коррекции, корректирующих или предупреждающих действий в сроки, руководитель подразделения направляет генеральному директору объяснительную записку с указанием причины невыполнения. Копия объяснительной записки направляется представителю руководства по системам менеджмента и вместе с отчетом хранится в ОМК.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе контрольной работы я рассмотрел, что такое аудит.

Аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Эффективное проведение аудита и объективная оценка системы качества невозможны без соответствующей подготовки аудиторов. Основу для единообразного подбора кандидатов в аудиторы, их обучения и аттестации составляют минимальные квалификационные критерии, установленные стандартом ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества или систем экологического менеджмента». И хотя данные критерии предназначены для внешних аудиторов, они в полной мере могут быть отнесены к внутренним аудиторам. При этом, однако, следует учитывать, что наряду с чисто аудиторскими функциями внутренний аудитор выполняет функции эксперта, что позволяет называть его экспертом-аудитором.

Кандидаты в аудиторы должны иметь, по крайней мере, законченное высшее образование и продемонстрировать способность ясно и свободно формулировать концепции и идеи устно и письменно.

Кандидаты в аудиторы должны пройти специальное обучение в объёме, необходимом для обеспечения их компетентности в профессиональных сферах, требуемых для аудита и руководства аудитом.

Кандидаты в аудиторы должны иметь минимум пятилетний опыт соответствующей практической работы, два года - в области обеспечения качества.

Прежде чем взять на себя ответственность за проведение аудита в качестве аудитора, кандидат должен приобрести соответствующий опыт. Этот опыт будет считаться приемлемым, если кандидат примет участие, как минимум, в четырех аудитах. При этом опыт, включающий анализ документации, практическую деятельность и составление отчёта об аудите, должен быть в достаточной степени современным.

Кандидат в аудиторы должен иметь широкий кругозор, способность к логическому мышлению, обладать аналитическим складом ума, твердостью воли, способностью реально оценивать ситуацию, понимать сложные процессы с точки зрения главной перспективы, а также роль отдельных подразделений в организации в целом.

Кандидаты в аудиторы с помощью соответствующих способов должны продемонстрировать знания и возможность их применения, а также необходимые навыки по руководству, требуемые для осуществления аудита.

Аудиторы должны поддерживать свою компетентность путём: актуализации своих знаний в области стандартов на системы качества, процедур и методов аудита, и участия в повышении квалификации.

Этика поведения аудитора строится на необходимости строгого соблюдения определенных правил и норм нравственного поведения. Специфический характер деятельности аудитора обусловлен тем, что он всё время находится в общении с людьми. Ему приходится указывать на нарушения и ошибки тех сотрудников, деятельность которых он проверяет, и делать ему это надо достаточно тактично, корректно, чтобы не вызвать у них чувств унижения и обиды, с другой стороны, он должен быть достаточно тактичным с теми, кто назначил его на проведение аудита.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1 Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества: учебное пособие / С. В. Пономарев, С. В. Мищенко, B. Я. Белобрагин, В.А. Самородов, Б. И. Герасимов, А. В. Трофимов, C. А. Пахомова, О. С. Пономарева. - М.: РИА «Стандарты и качество». - 2005. - 248 с.

2 Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ИСО. Свиткин М.З., Мацута В.Д., Рахлин К.М. – СПб.: Изд - во СПб картфабрики ВСЕГЕИ, 1999. – 403 с.

3 Интернет ресурсы с http://quality.eup.ru

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

File1.doc

1. 
   Понятие Аудит качества.

«Аудитор эт альтера парс» (Латинская пословица, которую можно перевести на русский язык как: «нужно выслушать и другую сторону»).

Слово «аудит» - это производное от латинского слова «аудире» - слушать. Как известно, во многих случаях тяжело слушать собеседника, постоянно не прерывая его.

Аудит качества - постоянно действующий механизм слежения за «состоянием здоровья» СМК.

В начале познакомимся с притчей о морже, который не любил плохих новостей. С этой притчи начиналась подготовка аудиторов на курсах, разработанных Американским Обществом Контроля качества (АОКК).

«Ну, как там дела?» - прохрипел большой морж со своего самого высокого лежбища на высокой скале. Он ждал хороших новостей.

Внизу совещались молодые моржи. Дела были не так хороши и они на хотели идти к старику с плохими новостями. Он не раз облаивал их.

«Что сказать ему?» - думал Базиль. Вода упала, нет такого улова сельди, надо менять лежбище. Сказать правду, навлечь гнев?

Не решились сказать правду: «Дела идут великолепно, шеф!»

На следующий день всё повторилось. Они опять не сказали ему правду, а сказали, что появилось новое стадо моржей, которое питается мелочью.

Затем сказали, что избавились от больных и старых.

Постепенно все моржи ушли в новое стадо.

И, наконец, когда старый морж остался один, он был очень удивлён и не мог даже зареветь: «Почему? Ведь всё было так хорошо!»

Мораль: То, что вам приятно услышать, не всегда то, что вам следовало бы знать.

Каждому знакома поговорка «Доверяй, но проверяй». Её арабский эквивалент звучит следующим образом: «Полагайся на Аллаха, но привязывай своего верблюда».

Даже очень хорошо разработанная система и твёрдая решимость участников не допускать явлений усталости не могут скрыть тот факт, что теория и практика при определённфых обстоятельствах расходятся.

Цель Аудитов качества – проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководством. Успех аудита в большой степени зависит от способности и желания обеих сторон (аудитируемого и аудитора) пойти навстречу друг другу.

^ 1.2 Философия Аудита качества– предотвращение проблем прежде, чем они образуются .

А там, где проблемы, особое значение имеет:

Раннее выявление проблемы;

Её глубина;

Поиск её коренной причины;

Руководство программой управления для предотвращения проблем;

Их идентификация;

Предотвращение рецидивов.

Проблемы, связанные с качеством порождают неудовлетворённость потребителей, снижение прибыли, ухудшение морально-психологического климата в коллективе.

Аудит качества обеспечивает руководство обратной связью, основанной на фактах, давая ему возможность принимать обоснованные решения. Первое предназначение Аудита качества быть выгодным для организации, которая проверяется:

Например:

Продукция соответствует своему назначению;

Инструкции действуют и применяются и т.д.

^ 1.3.Термины и определения.

Аудит (проверка): Систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

^ Критерии аудита: Совокупность политики, процедур или требований.

Свидетельства аудита: Записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены.

^ Выводы (наблюдения) аудита: Результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита.

Заключение по результатам аудита: Выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита.

^ Заказчик аудита: Организация или лицо, заказавшее аудит.

Проверяемая организация: Организация, подвергающаяся аудиту.

Аудитор (эксперт): Лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

^ Аудиторская группа (комиссия): Один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости, поддерживаемые техническими экспертами.

Технический эксперт: Лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу.

^ Программа аудита: Совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

^ План аудита: Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Область аудита: Содержание и границы аудита.

Компетентность: Проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.

Раздел 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ, ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОВ КАЧЕСТВА

^ 2.1.Виды аудитов

Аудиты разделяются на три вида:

1. 
   Аудит качества продукции – предназначен для определения соответствия фактических показателей её качества заданным. Аудит продукции осуществляется на различных этапах её производства.
2. 
   Аудит процесса – предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям.
3. 
   Аудит системы качества – предназначен для оценки системы установленным требованиям, а также оценки её результативности и эффективности.

Аудит системы проводится для того, чтобы:

Проверить целесообразность, соответствие и результативность всех мер системы качества в целом;

Проверить комплектность документации по системе качества;

Подтвердить выполнение требований собственной системы качества или заданных нормативных документов;

Найти организационные или прочие недостатки и определить меры по их устранению;

Проверить выполнение мер по устранению недостатков.

Сфера действия: все подразделения и направления деятельности организации. Предпосылкой является наличие в организации чётко фиксированной системы качества, а также заявленное намерение, соответствовать требованиям определённого нормативного документа.

^ 2.1.2 Аудит процесса:

Менее обширный, чем аудит системы;

Направлен на один или несколько процессов;

Внешний или внутренний;

Меньший по объёму планирования;

Полезны для совершенствования конкретного процесса;

Менее формальны;

Проводятся за меньшее время.

Назначение аудита процесса:

Оценка результативности мер по качеству при осуществлении определённого процесса;

Подтверждение способности обеспечить требуемый уровень качества или определение мер по исправлению имеющихся недостатков.

Основой для проведения являются:

Документы на осуществление, проверку и испытание процесса;

Установки;

Квалификация персонала.

Сферой действия: - процесс изготовления, который нужно проверить.

Аудит процесса проводится для того, чтобы:

Определять возможность процесса обеспечивать требуемый уровень качества;

Определять требуемые признаки качества для качества процесса; - систематически дополнять контроль процесса.

В большей мере это относится к так называемым «специальным процессам», для которых характерно то, что невозможно измерить качество непосредственно в момент прохождения процесса (например: сварка, закалка, литьё, покраска и т.д.)

С помощью аудита процесса определяются возможности обеспечения качества, выясняется, можно ли управлять «изготовлением» и известны ли все параметры процесса и важнейшие воздействующие факторы. Качество процесса может быть обеспечено с помощью непосредственных или косвенных параметров процесса (например, при точечной сварке управлением сварочным импульсом).

^ 2.1.3 Аудит продукции – оценка конечного продукта. Может проводиться изнутри: на погрузочной площадке, перед отгрузкой или по операциям. Снаружи: у потребителя. Если проводится сторонними организациями, то может нанести урон (антиреклама). Необходимо обнаруживать проблему до того, как кто-то сделает это вместо вас!!

Назначение аудита продукции:

Оценка результативности мер по обеспечению качества для определённой продукции;

Подтверждение качества продукции или определение необходимых мер по исправлению недостатков.

Основа для проведения:

Соответствующие инструкции по способам обеспечения качества;

Соответствующие документы на испытания/изготовление, процессы (изготовления).

Сфера действия:

Контролируемая продукция.

Аудит продукции проводится для того, чтобы:

Определить уровень качества;

Обеспечить установленный уровень качества;

Определить требуемые меры для соответствующего качества продукции;

Проверить поставленную продукцию;

Определить возможности испытательной лаборатории;

Определить целесообразность проведения испытаний.

^ 2.1.4 Аудиты бывают внутренние и внешние .

Внутренний аудит по инициативе организации с целью оценки своей работы. Может проводиться как своими силами, так и с привлечением сторонних аудиторов. Внутренний аудит рассматривается как аудит 1 ой стороны (по собственной инициативе и для себя).

Внешний аудит (Аудит со стороны) – это аудит, проводимый компанией и направленный на внешний источник (на поставщика). Проводится представителями организации или сторонними аудиторами. Организация направляет к поставщику своих аудиторов. Внешний аудит рассматривается как аудит, проводимый второй стороной (или как аудит, проводимый от имени первой стороны - организации у второй стороны – поставщика).

^ Аудит, проводимый третьей стороной . Когда внешняя организация, не будучи вовлечённой ни в какой бизнес данной организации привлекается для проведения аудита – это рассматривается как аудит 3 ей стороны или независимый аудит, который может быть внутренним и внешним. Третья сторона привлекается по контракту от имени первой для проверки собственной деятельности или деятельности второй стороны при условии согласия последней в зависимости от задач аудита.

^ Организация может :

Заключить соглашение с признанными сторонними специалистами по аудиту с целью оценки её системы качества с независимой точки зрения;

Заключить договор с третьей стороной на проведение аудита у поставщиков (сих согласия) или потребовать, чтобы поставщик заказал аудит третьей стороны, с целью объективной оценки его деятельности, либо для сертификации на соответствие национальному или международному стандарту;

Использовать аудит третьей стороны с целью обучения и компетентности своих аудиторов;

Иметь целью получение сертификата на соответствие стандартам ИСО. В этом случае третья сторона, проводящая аудит должна быть зарегистрирована.

^ 2.1.5 Аудиты специального назначения.

Общая матрица аудитов.

О – нормальный тип аудита

Х – аудит может быть такого типа

NA – отсутствие аудита

^ Аудит для оценки соответствия – для подтверждения того, что система, процессы или продукция соответствуют или нет предварительно установленным в контракте требованиям, соглашениям, процедурам. Пример: Аудит соответствия стандартам ИСО 9001.

^ Аудит процедур – форма аудита для оценки соответствия, который направлен на проверку документов и формализованных процедур.

Оценивание –

Пересмотр системы – если падает качество или существенные изменения в управлении.

^ Предконтрактное обследование – цель оценка возможностей потенциального поставщика.

^ 2.2.Принципы проведения аудитов.

Строгое соблюдение принципов аудита – основа для поддержания и улучшения менеджмента/

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

К принципам проведения аудита относят:

А) этичность поведения (ethical conduct) - основа профессионализма.

Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;

Б) беспристрастность (fair presentation) - обязательство представлять правдивые и точные отчеты.

Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах);

В) профессиональная осмотрительность (due professional care) - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон. Важным фактором является необходимая компетентность;

Г) независимость (independence) - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов. Аудиторы сохраняют объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита;

Д) подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита.

Раздел 3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММОЙ АУДИТА.

^ 3.1 Общие положения

В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации программа аудита может включать один и более аудитов. Эти аудиты могут иметь различные цели и включать совместный или комплексный аудит.

Программа аудита также включает деятельность, необходимую для планирования и организации определенного количества и вида аудитов и обеспечения их ресурсами, необходимыми для эффективного и результативного проведения аудитов в заданные сроки.

В организации могут быть разработаны несколько программ аудита. Такой документ – это часть процесса планирования и он должен разрабатываться как на хозяйственный год, так и на более длительную перспективу (3 – 5 лет) и утверждаться соответствующими руководителями. В программе аудитов должны быть указаны сроки проведения повторных аудитов.

Программа аудита включает следующее:

А) ряд внутренних аудитов системы организации, проводимых в текущем году;

Б) аудиты второй стороны систем менеджмента потенциальных поставщиков "критичной" продукции, проводимые в течение 6 мес.;

В) аудиты по сертификации/регистрации и инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации/регистрации систем экологического менеджмента в качестве третьей стороны, в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.

Программа аудита также включает планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы.

Примерная форма документа Программы приведена на рисунке:

Утверждаю:

Руководитель_________________

_____________________________

Программа аудитов ______________________ на 200__год

(наименование организации)

Составил:_______________________________

Ответственный за управление

Программой аудитов:______________________

Если в организации, в которой проводится аудит, одновременно действуют системы менеджмента качества и экологического менеджмента, то возможно, что программа аудита будет включать комплексный аудит. Необходимо обратить особое внимание на компетентность аудиторской группы.

При совместном аудите согласно программе сотрудничают две или более проверяющие организации. При этом необходимо обратить особое внимание на разделение обязанностей, обеспечение дополнительными ресурсами. Аудиторские группы должны обладать дополнительной компетентностью и иметь соответствующие процедуры. Эти вопросы необходимо согласовать до начала аудита.

Высшее руководство организации должно предоставлять полномочия для управления программой аудита.

Ответственным за управление программой аудита следует:

А) определять, внедрять, контролировать, анализировать и совершенствовать программы аудита;

Б) определять и обеспечивать программу необходимыми ресурсами.

Схема процесса управления программой аудита приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Последовательность процессов управления программой аудита

1 Рисунок 1 иллюстрирует применение цикла PDCA (планирование - выполнение - проверка - действие).

2 Цифры в скобках указывают соответствующий пункт или раздел настоящего стандарта.

^ 3.2 Цели и объем программы аудита

3.2.1 Цели программы аудита

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Для определения целей необходимо рассмотреть:

А) приоритеты руководства;

Б) коммерческие намерения;

В) требования системы менеджмента;

Г) законодательные требования, требования регламентов и требования, предусмотренные контрактом;

Д) необходимость оценки поставщика;

Е) требования потребителя;

Ж) потребности заинтересованных сторон;

И) риски организации.

^ Примеры целей различных программ аудита:

А) обеспечение выполнения требований к сертификации системы менеджмента на соответствие стандарту;

Б) проверка соответствия требованиям контракта;

В) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;

Г) содействие улучшению системы менеджмента.

^ 3.2.2 Объем программы аудита

На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности, сложность структуры проверяемой организации, а также:

А) область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита;

Б) частота проводимых аудитов;

В) количество, важность, комплексность, степень сходства, местоположение подразделений, подлежащих аудиту;

Г) стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования и другие критерии аудита;

Д) потребности в аккредитации или регистрации/сертификации;

Е) заключения по результатам предыдущих аудитов или анализ результатов предыдущих программ аудитов;

Ж) любые проблемы, связанные с языком, культурой или социальными вопросами;

И) мнения заинтересованных сторон;

К) существенные изменения в организации или ее деятельности.

^ 3.3. Ответственность за программу аудита, ресурсы и процедуры

3.3.1. Ответственность за программу аудита

Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.

Ответственные за управление программой аудита должны:

А) определять цели и объем программы аудита;

Б) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

В) внедрять программу аудита;

Г) вести записи по программе аудита;

Д) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

^ 3.3.2 Ресурсы для программы аудита

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:

А) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

Б) методы проведения аудитов;

В) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

Г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;

Д) объем программы аудита;

Е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.

^ 3.3.3. Процедуры программы аудита

Процедуры программы аудита включают в себя:

А) планирование и составление планов-графиков аудитов;

Б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

В) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

Г) проведение аудитов;

Д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

Е) поддержание записей по программе аудита;

Ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

И) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

^ 3.4.Внедрение программы аудита, записи по программе аудита.

Внедрение программы аудита включает в себя:

А) доведение программы аудита до участвующих сторон;

Б) координация и календарное планирование аудитов и другой деятельности, связанной с программой аудита;

В) определение и поддержание процесса оценки аудиторов и их непрерывного профессионального роста согласно подразделам 7.6 и 7.5 соответственно;

Г) формирование аудиторских групп;

Д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

Е) проведение аудитов в соответствии с программой аудитов;

Ж) управление записями по аудиту;

И) анализ и утверждение отчетов по аудиту и их рассылка заказчикам аудитов и заинтересованным сторонам;

К) действия по результатам аудита, если это требуется.

Записи по программе аудита должны включать в себя:

А) записи, связанные с отдельными аудитами:

Планы аудита,

Отчеты (акты) по аудиту,

Отчеты о несоответствиях,

Отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям,

Отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется;

Б) результаты анализа программы аудита;

В) записи о персонале, привлекаемом к аудиту:

Оценка компетентности аудитора и его деятельности,

Выбор аудиторской группы,

Поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и должным образом быть защищены.

^ 3.5. Мониторинг и анализ программы аудита

Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы. О результатах анализа необходимо докладывать высшему руководству.

Показатели деятельности должны быть использованы для мониторинга следующих характеристик:

Возможности аудиторской группы реализовать план аудита;

Соответствие программам аудитов и планам-графикам;

Обратная связь от заказчиков аудита, проверяемых организаций и аудиторов.

Анализ программы аудита должен охватывать:

А) результаты мониторинга и установленные тенденции;

Б) соответствие процедурам;

В) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

Г) записи по программе аудита;

Д) альтернативные или новые методики в области аудита;

Е) согласованность действий аудиторских групп в сходных ситуациях.

Результаты анализа программы аудита могут привести к корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы аудита.

Аудит качества на предприятии (Quality Audit ) - этопроцесс систематического изучения системы качества, осуществляемый внутренними или внешними аудиторами. Это важная часть организации системы менеджмента качества и является ключевым элементом в ISO стандарту ISO 9001. С введением понятия "Система управления качеством", относящегося ко всей работе предприятия, возникла необходимость эффективной оценки этой системы, для чего и служит рассматриваемый термин. Согласно ЕN ISO 8402, аудит качества - это систематическое и независимое исследование с целью определить, отвечают ли результаты деятельности запланированным требованиям и задачам; выполняются ли эти требования на практике, и соответствуют ли они поставленным целям. Различают следующие методы оценки:

• Внутренняя оценка силами самого предприятия (First Party Audits) выполняется с целью проверить систему и усилить ее слабые места.
• Внешняя оценка силами одного из партнеров (Second Party Audits). Положительный аудит силами внешних экспертов подтверждает качественный потенциал поставщиков. По действующим ранее положениям проверка осуществлялась одним из действующих партнеров. В этом случае часто оказывалось, что одно и то же предприятие, будучи поставщиком многих компаний, вынуждено было проводить ежегодно многочисленные проверки, требующие много времени и затрат.
• Внешняя оценка силами независимых специалистов (Second Party Audits). После введения международного стандарта стало возможным выполнять аудит силами независимых экспертов, посредством так называемых органов сертификации. Аудит предприятия проводится отныне силами сотрудников официально признанной, аккредитованной инстанции.
• Сертификация / повторный аудит (Third Party Audits).

В EN 45003 дается следующее толкование понятию аккредитация: "Это метод, посредством которого некоторая значительная инстанция формально признает, что некоторая другая инстанция или физическое лицо обладает достаточной компетенцией, чтобы выполнять определенные задачи". Существует множество национальных и международных органов по сертификации. Для предоставления услуг по сертификации организация должна соответствовать требованиям ИСО 17021 «Оценка соответствия. Требования к органам, осуществляющим аудит и сертификацию систем менеджмента», она должна быть зарегистрирована в соответствии с российским законодательством. При сертификации системы менеджмента качества аккредитованная организация проверяет СМК на ее соответствие положениям стандарта и при наличии соответствия выдает сертификат. От аудита качества требуется фактическая проверка рабочих мест и наблюдение за проведением работ.

Внутренний и внешний аудит качества

В соответствии с EN ISO 10011 имеются различные виды аудита качества. Внутренний аудит качества и внешний аудит качетва можно подразделить на три вида:

Аудит продукта как инструмент контроля на оперативном уровне. Задача аудита продукта - оценка соответствия изготовленного продукта установленным требованиям качества. Кроме проверки качества конструктивных элементов, узлов и конечного продукта с точки зрения заказчика, выполняется также проверка: документации по изготовлению; процесса производства и машин, а также средств контроля. Это осуществляется с привлечением актуальной документации по управлению качеством, соглашений, планов проверки и планов гарантии и т.д. Цель: создание среды, отвечающей качеству, определение целесообразности проверок и потенциала органов проверок, расчет возможностей для улучшения качества продукта, заполнение свидетельств на продукт, приобретение знака СЕ.

Аудит процесса как инструмент контроля среднего уровня руководства. Задача аудита процесса - проверка метода и процесса изготовления, как, например, в специальных процессах. Здесь важно установить потенциал качества метода путем определения прямых и косвенных параметров процесса, что позволит управлять процессом (методические указания, инструкции по проверке, рабочие инструкции, планы проверок и т.д.), а также проверка организационных принципов. Таким образом, улучшения качества можно достичь с учетом двух факторов: совершенствование поведения сотрудников (человеческий фактор), повышение потенциала метода и процесса (технический фактор). Цель: гарантия безопасности процесса и его потенциала, а также улучшение процесса.

Системный аудит качества как инструмент контроля высшего руководящего уровня. Данный вид нацелен, главным образом, на организацию предприятия посредством проверки целесообразности, соответствия и достаточной эффективности вех мероприятий по контролю качества , проверки ведения документации, касающейся мероприятий по его управлению, подтверждения выполнения требований стандарта EN ISO 9001 и определения слабых мест организации и отклонений от нормы. Это позволяет выдвигать предложения по: проведению корректировочных мероприятий, касающихся организации и техники, улучшению качества продуктов и процессов.

Порядок выполнения процедуры сертификации

Шаг 1: Заявка в орган сертификации. РОССТАНДАРТ РФ в настоящее время является национальным органом по сертификации и представляет национальную систему сертификации на международном уровне. Российская система сертификации, объединяющая в себе обязательную и добровольную сертификацию всех видов продукции, услуг, производств, систем менеджмента качества, определяется стандартом «Система сертификации ГОСТ Р».

Шаг 2: Предварительный аудит. Орган сертификации должен, прежде всего, составить себе картину предприятия, необходимых действий и временных затрат. Как правило, процедура длится для предприятия год - два. В результате формируется профильное сравнение. Обычно назначается срок выполнения сертификационного аудита, составляется календарный план.

Шаг 3: Руководство по управлению качеством, организационные и технические мероприятия. Настоящая работа для предприятия начинается с этого шага. С одной стороны, должны быть созданы все организационные и технические предпосылки, с другой стороны, должно быть готово руководство по управлению со всеми приложениями. Как минимум, должны быть приняты следующие меры:

• назначение лиц, ответственных за качество,
• назначение и обучение внутренних аудиторов,
• подготовка организационных планов и должностных инструкций,
• анализ квалификационных потребностей и проведение мероприятий по обучению,
• составление технологических и рабочих инструкций для каждого процесса.

При необходимости обсуждаются и проводятся и другие мероприятия, например: организация кружков качества, групп по решению проблем, организация работы в группах.

Шаг 4: Сертификат. При выполнении всех условий по заявке выдается сертификат. Однако срок его действия ограничен, как правило, до трех лет. Каждый год выполняется контрольный качественный аудит. Выданные сертификаты соответствия подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре объектов Системы сертификации ГОСТ Р. Государственный реестр (Госреестр) - совокупность информации в электронном виде и фонд документов о системах, объектах, участниках сертификации и выданных сертификатах соответствия, зарегистрированных с целью придания им юридической силы.

Шаг 5: Повторная сертификация. Максимум через три года снова проводится сертификация. Возможно, что за этот период времени изменились требования. Снова проводится предварительный аудит. Теперь уже само предприятие определяет потребность в выполнении определенных действий.

Смотите также:

Аудит качества - это систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективности их внедрения и соответствие поставленным целям (ИСО 8402).

В стандартах ИСО 9000 аудит качества рассматривается как одна из форм проверки качества. Однако в отечественных нормативных документах и практической деятельности термину "аудит качества" соответствует "проверка качества". По мнению ряда авторов, такая подмена необоснованна, т. к. аудит качества является одним из видов проверки качества [Свиткин М. З. и др.].

Одной из целей аудита (в соответствии с ИСО 9000) является оценка необходимости проведения корректирующих и предупреждающих действий. Поэтому применение термина "аудит" дает возможность преодоления психологических барьеров, связанных с представлением о проверке как о деятельности, следствием которой является выявление виновников нарушений установленных требований и определение им мер наказания.

Следует различать деятельность по аудиту от таких видов деятельности как надзор за качеством, контроль качества и инспекция качества, осуществляемые с целью управления процессом или приемки продукции.

Контроль качества - деятельность, включающая проведение измерений, экспертизы, испытаний или оценки одной из характеристик (с целью калибровки) объектов и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.

Надзор за качеством - деятельность по непрерывному наблюдению и аудиту состояния объекта с целью удостоверения того, что установленные требования выполняются.

Инспекция качества - деятельность по надзору за качеством, осуществляемая в рамках определенного задания.

Из приведенных понятий видно, что они различаются по своей сущности, назначению, цели деятельности лиц и исполнителей, осуществляющих указанные действия.

Деятельность по аудиту качества базируется на следующих принципах:

• систематичность проведения проверок;
• независимость субъекта;
• нормативность критериев проверки;
• эффективность достижения этих критериев.

Аудит качества может применяться ко всей системе качества или ее отдельным составляющим, таким как продукция и процессы.

7.1.1. Аудит системы качества

Предназначен для оценки соответствия системы качества в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и эффективности функционирования системы. Объектами системы качества является деятельность подразделений предприятия. Это наиболее полный и представительный аудит состояния работ по управлению качеством и его обеспечению. Этот аудит информативнее аудита продукции и процессов.

7.1.2. Аудит качества продукции

Предназначен для определения соответствия фактических показателей качества продукции заданным. Может осуществляться на любых стадиях производства продукции. Как правило, он проводится в виде дополнительных испытаний готовой продукции, которая прошла проверку инстанций, отвечающих за качество, и уже находиться на складе. При этом важно проверить те показатели, которые важны заказчику. Аудит качества продукции проводиться для того, чтобы:

• объективно оценить, достигнуты ли требуемые значения показателей качества продукции;
• обеспечить сохранение достигнутых значений показателей качества продукции;

Объектами аудита являются продукция ее сборочные единицы и детали.

Нормативной основой в этом случае служат стандарты или технические условия на продукцию, а также спецификации на сборочные единицы и детали.

7.1.3. Аудит качества процесса

Предназначен для оценки соответствия процесса производства продукции установленным требованиям. Наиболее часто аудит проводится на специальных процессах. Возможен аудит процесса с целью его сертификации. Аудит качества процессов проводится для того, чтобы объективно оценить, достигнуты ли требуемые значения параметров процессов, обеспечить сохранение достигнутых значений, разработать мероприятия по улучшению качества. Объектами аудита качества процессов являются производственные операции. Нормативной основой в этом случае служат документированные процедуры и инструкции. Аудит качества процесса проводится доля того, чтобы:

• оценить возможности обеспечения качества в ходе процесса;
• обеспечить требуемые значения параметров качества процесса.

Нормативной основой аудита качества процесса служат спецификация и процедура процесса, инструкции по выполнению работ и контролю.

7.1.4. Аудит системы управления окружающей средой (экологический аудит)

В настоящее время в связи с возросшей конкуренцией у организаций разного рода возникают потребности продемонстрировать свою ответственность за состояние окружающей среды. Одним из путей удовлетворения этой необходимости была выдвинута концепция системы управления окружающей средой (EMАS) и связанная с этим практика проведения экологических аудитов. Системы по экологическим требованиям предназначены для того, чтобы помочь организации установить и постоянно выполнять требования, касающиеся ее экологической политики и целей, требования стандартов и другие требования.

Аудит системы управления окружающей средой - систематический и документально оформленный процесс проверки объективно получаемых и оцениваемых данных, с тем чтобы определить, соответствует ли система управления окружающей средой, принятая в организации, критериям аудита такой системы, установленным данной организацией, а также сообщить результаты, полученные в ходе этого процесса, руководству.

Нормативной основой для такого аудита являются стандарты ИСО 14000 (пока недостаточно применяемые в России) и соответственная документация предприятия на систему управления окружающей средой.

Объектом аудита может быть определенная экологическая деятельность, событие, условие, система управления и (или) информация об этих предметах [МС ИСО 14000- 96].

Аудит системы управления окружающей средой преследует те же цели что и аудит системы качества, только в области управления окружающей средой.